Succesvolle managers hebben een aantal zaken gemeen: ze weten heel goed wie ze zijn, ze hebben duidelijk voor ogen wat ze willen, en ze zijn in staat hun omgeving te betrekken bij hun visie. Maar wat doen zij dan precies anders dan die managers die altijd maar (zeggen) tijd te kort komen?
Een van de sleutels tot dat succes is het maken van onderscheid tussen wat écht belangrijk is en wat urgent is. Veel mensen verwarren deze twee aspecten, wat leidt tot verlies van tijd en focus. In plaats van reactief te reageren op alles wat maar op je afkomt, is het beter keuzes te maken die op de lange termijn impact hebben en daarmee het probleem van ‘chronisch tijdgebrek’ bij de bron aan te pakken.
Stel je vier kwadranten voor waarin je al je activiteiten worden ingedeeld:
- Erg belangrijk en erg urgent (kwadrant 1)
- Erg belangrijk, maar niet urgent (kwadrant 2)
- Erg urgent, maar niet belangrijk (kwadrant 3)
- Niet urgent en niet belangrijk (kwadrant 4)
Dagelijks verliezen we enorm veel tijd aan kwadrant 3: bergen e-mails (vaak in CC), telefoontjes, vergaderingen en ‘bilateraaltjes’ die allemaal lijken te moeten... maar eigenlijk belangrijker zijn voor anderen dan voor jezelf. Dit is het kwadrant waarin veel mensen vast komen te zitten. Het is een enorme valkuil: het voelt alsof je druk bezig bent, maar eigenlijk gaat het om taken die geen echte impact hebben op je strategische doelen. “Je wordt geleefd”.
Tijdverspillers en de valkuil van 'schijnbare urgentie'
Naar dit kwadrant 3 gaat dan de meeste tijd, maar dit is beslist niet effectief. Deze taken worden vaak gezien als belangrijk omdat ze een onmiddellijke reactie vereisen, maar in werkelijkheid voegen ze weinig waarde toe aan je kernactiviteiten. Schijnbare urgentie dus. Dit kwadrant kun je het beste als eerste aanpakken door een of meerdere van de volgende strategieën succesvol toe te passen:
Delegeren: zoek uit wie deze acties van je kan overnemen. Denk aan een stagiair, een assistent of een collega die taken kan oppakken die voor jou niet strategisch belangrijk zijn. Dit vraagt om leiderschap en de moed om bepaalde verantwoordelijkheden los te laten. Niet eenvoudig maar wel het meest effectief voor snel resultaat en delegeren kun je leren. Dele-leren dus!
(Re)organiseer jezelf: maak afspraken met jezelf om bijvoorbeeld maar twee keer per dag je e-mails te beantwoorden, in plaats van elk nieuw bericht direct te bekijken. Zet ook je schermnotificaties uit. Dit helpt je om afleiding te vermijden en je focus te behouden op wat echt belangrijk is.
Vermijd te veel telefoontjes: beperk het aantal telefoontjes tot een minimum door je beschikbaarheid voor niet-essentiële gesprekken te verminderen. Dit kun je doen door bijvoorbeeld vaste momenten in te plannen voor terugbelverzoeken. Pas daarop ook je voicemail bericht aan, wel zo klantvriendelijk.
Minimaliseer het aantal vergaderingen: veel vergaderingen zijn gewoon niet echt nodig. Kijk eens kritisch naar je agenda: kan de informatie ook per e-mail gedeeld worden? Doen! Zijn er vergaderingen die volledig gedelegeerd kunnen worden? Nog mooier. Maak dus echte keuzes die tijd vrijmaken voor zaken die wel belangrijk zijn.
Werk met tijdsblokken: plan je dag in tijdsblokken waarbij je specifiek tijd reserveert voor strategische taken, zoals het ontwikkelen van een visie of het versterken van je klantrelaties. Blokkeer deze tijd in je agenda en behandel het alsof het ononderbroken vergadertijd is.
Automatiseer routinetaken: Gebruik tools en software om taken te automatiseren die geen menselijke aandacht vereisen. Denk aan automatische e-mailantwoorden of software om agendabeheer te vergemakkelijken.
En tot slot, maak je prioriteiten duidelijk: zorg ervoor dat iedereen in en om je team weet wat jouw prioriteiten zijn. Zo wordt het duidelijk wanneer ze wel of niet naar jou moeten komen met een vraag of probleem. Dit voorkomt dat je steeds in kwadrant 3 wordt getrokken door de schijnbaar urgente vragen van anderen.
Het belang van kwadrant 2: sleutel tot effectief leiderschap
Het belangrijkste kwadrant van allemaal is kwadrant 2. Dit is het kwadrant waarin je werkt aan de zaken die er écht toe doen. Het zijn de activiteiten die misschien niet onmiddellijk dringend zijn, maar die wel een groot verschil maken op de lange termijn. In dit kwadrant werk je ook aan je eigen ontwikkeling en het bouwen van duurzame relaties, zoals met je collega’s of je medewerkers. Dit vraagt tijd en ruimte. Als je de hele dag bezig bent met het beantwoorden van mails of telefoontjes, kom je nooit toe aan deze essentiële taken. Het gevolg is dat je minder betrouwbaar wordt gezien door anderen: je lijkt altijd druk en hebt nooit tijd voor diepere verbindingen.
Om ervoor te zorgen dat je dit kwadrant 2 niet uit het oog verliest, moet je bewust tijd inplannen. Maak met de bovenstaande strategieën ruimte in je agenda voor zelfontwikkeling, strategische planning en het versterken van relaties. Dit kunnen vaste tijdsblokken per dag zijn, maar je kunt ook langere periodes inplannen waarin je alleen aandacht besteedt aan kwadrant 2-taken. Kortom: “Eat-that-Frog!”
Andere kwadranten aanpakken? Absoluut!
Kwadrant 1: Doe het direct! Deze taken zijn urgent en belangrijk. Behandel ze dus snel en efficiënt, zonder er te veel tijd aan te besteden.
Kwadrant 4: stop ermee! Dit kwadrant bevat activiteiten die niet urgent en niet belangrijk zijn. Snijd hierin door het stoppen van alle onnodige afleidingen zoals sociale media, reclame of eindeloze e-mails. Dit geeft ruimte voor wat echt belangrijk is.
Alleen jouw leiderschap brengt je verder, zowel in je werk als in je leven. Laat dus zien dat je weet wie je bent, dat je weet wat je wilt er werk er voortdurend aan om dit samen met je omgeving te realiseren.
Start vandaag nog!
Comentarios