Asha, een jonge professional, heeft te maken met grensoverschrijdend gedrag van haar leidinggevende. De leidinggevende maakt regelmatig ongepaste opmerkingen en komt te dichtbij. Soms volgt er een aanraking waar Asha niet van gediend is. Ze voelt zich steeds ongemakkelijk en onzeker, maar weet niet hoe ze dit moet aankaarten zonder negatieve gevolgen te riskeren.
In een traditionele setting zou Asha (fictieve naam) waarschijnlijk een vertrouwenspersoon inschakelen om haar te helpen bij deze situatie. De vertrouwenspersoon zou optreden als bemiddelaar en een gesprek faciliteren tussen Asha en haar leidinggevende. Maar wat als ze eerder had geleerd hoe ze effectieve feedback kon geven?
In onze huidige samenleving, waar communicatie een sleutelrol speelt in zowel persoonlijke als professionele relaties, merk ik tijdens gesprekken dat de waarde van effectieve feedback vaak wordt onderschat. Veel organisaties en individuen leunen te veel op vertrouwenspersonen om conflicten te bemiddelen, problemen aan te pakken en emotionele ondersteuning te bieden, maar dat is ook vaak het paard achter de wagen spannen. Stel je eens voor hoe anders de dynamiek zou zijn als iedereen de kunst van feedback geven vroeger zou leren beheersen. Zou de rol van de vertrouwenspersoon dan nog steeds zo essentieel zijn?
Ik durf inmiddels uit ervaring te spreken van niet en zal proberen uit te leggen waarom.
Het fundament van feedback
Feedback geven en ontvangen is een vaardigheid die, als ze goed wordt beheerst, de basis kan vormen voor gezonde relaties. Het stelt mensen in staat om hun gedachten en gevoelens op een constructieve manier te uiten, zonder de behoefte om negatieve emoties op te kroppen of te vermijden. Eerder leren feedback geven betekent feitelijk dat je al op jonge leeftijd wordt aangemoedigd om eerlijk en open te communiceren. In plaats van te wachten tot problemen onvermijdelijk escaleren tot een punt waar een vertrouwenspersoon nodig is, worden problemen in de kiem gesmoord. Door een cultuur van transparantie en vertrouwen te bevorderen, kunnen misverstanden en conflicten worden opgelost voordat ze uit de hand lopen. Ik hamer hier zeer regelmatig op tijdens mijn gastcolleges aan GeneratieZ, zoals bij Saxion Hogeschool. Studenten reageren hierop dankbaar en positief. Hetzelfde merk ik ook tijdens mijn gesprekken met klanten. Sterker nog, als ikzelf eerder had leren feedback geven was het niet zover gekomen dat mijn 'baas jarenlang onder mijn huid kroop' en was ik veel en veel eerder voor mezelf opgekomen. Zo ook voor Asha.
De kracht van feedbackvaardigheden
Bij het geven van feedback zijn er enkele belangrijke regels om te volgen. Eerst moet je kort en krachtig beschrijven wat er gebeurt of is gebeurd, en de situatie benoemen. Daarna geef je aan wat het effect hiervan is op jou en hoe je je erbij voelt. Vervolgens vraag je of de ander de situatie herkent en wat de reden ervan is. Tot slot spreek je samen af hoe het de volgende keer anders kan.
In het geval van Asha zou ze in plaats van beschuldigend over te komen, haar feedback op een bedachtzame en constructieve manier kunnen formuleren. Bijvoorbeeld: "Wanneer je mij aanspreekt over mijn kledingstijl, voel ik me klein en ongemotiveerd. Ik word daar erg onzeker van en zou graag willen dat wij een manier vinden om op een meer respectvolle wijze met elkaar om te gaan." Vervolgens vraagt ze haar leidinggevende of die zich hierin herkent, om aansluitend een voorstel te doen over hoe zij zich meer gerespecteerd gaat voelen en daardoor minder onzeker.
Gaat het dan zo eenvoudig? Nee, er zijn een aantal voorwaarden. Zo moet feedback altijd gericht zijn op het verbeteren van de relatie tussen beide partijen, waarbij beide partijen bereid moeten zijn te investeren in die relatie. Beschrijvende feedback die zich richt op gedragsaspecten is het meest effectief. Het is essentieel dat beide partijen baat kunnen hebben bij de feedback en dat deze actueel is. De ontvanger moet bovendien bereid zijn de feedback te ontvangen.
De rol van de vertrouwenspersoon
Begrijp me niet verkeerd, vertrouwenspersonen spelen een belangrijke rol in veel organisaties. Ze bieden een luisterend oor, bemiddelen bij conflicten en geven advies. Maar hun aanwezigheid is mijns inziens ook vaak een symptoom van een onderliggend probleem: een gebrek aan directe, eerlijke communicatie. Vertrouwenspersonen zijn vaak een laatste redmiddel wanneer reguliere communicatielijnen hebben gefaald. Ze stappen in wanneer de schade al is aangericht en bieden een tijdelijke oplossing. Maar, door een cultuur te creëren waarin feedback geven en ontvangen de norm is, kunnen veel van deze problemen in een vroeg stadium worden aangepakt en opgelost. Daar wordt de wereld een stuk leuker van!
留言